Integere omgang met data als belangrijke randvoorwaarde voor uw transacties via Floriday

Royal FloraHolland ontwikkelt een nieuwe digitale infrastructuur voor de sierteeltsector. Eind 2020 zullen alle directe transacties 100% Digitaal verlopen. Als onderdeel van 100% Digitaal wordt door kwekers en kopers meer data van directe transacties ter beschikking gesteld aan Floriday dan voorheen. Dit resulteert in vragen vanuit de markt over wat Royal FloraHolland met deze data mag en kan doen. In dit nieuwsbericht geven wij u een toelichting op ons databeleid en hoe we dit de afgelopen maanden met feedback van kwekers en kopers hebben aangescherpt.

Royal FloraHolland wil dat 100% integer wordt omgegaan met data op Floriday, waarbij in de uitvoering geborgd is dat deze verloopt conform transparant gecommuniceerd en te controleren beleid. In de markt doen kwekers en kopers op verschillende manieren zaken met elkaar. Termijnaanbod, contracthandel, aanvragen en seizoenaanbiedingen zijn slechts een aantal vormen die aanwezig zijn. In de nieuwe situatie maken de functies in Floriday het mogelijk om bijvoorbeeld contractinformatie tussen kweker en koper digitaal vast te leggen, zoals afspraken over prijzen, de hoeveelheden, labels en stickers en overige voorwaarden. Van groot belang is dat kwekers en kopers op een integere omgang met data kunnen vertrouwen.

Informatiebeleid Royal FloraHolland

Het vastleggen van data is noodzakelijk voor de dienstverlening van Royal FloraHolland, bijvoorbeeld voor het afhandelen van de orders, financiële verwerking, logistieke activiteiten en uitvoeren van correcties. Daarnaast wordt (transactie) data gebruikt voor het maken en het beschikbaar stellen van (markt)rapportages, prijssuggesties, afzetadvies, etc. Bij rapportages die door Royal FloraHolland gedeeld worden, geldt dat deze informatie niet herleidbaarheid is tot een individueel bedrijf. Ons doel is om de sierteeltketen efficiënter te laten functioneren en daar kan data bij helpen.

Met betrekking tot alle aan Royal FloraHolland toevertrouwde data geldt dat gebruikers van de markplaats en Floriday te allen tijde toegang hebben tot hun eigen data. Daarnaast geldt dat Royal FloraHolland voldoet aan de geldende wet- en regelgeving voor privacy, mededinging en data-security. Hierbij staat integriteit en vertrouwelijkheid voorop en kunnen we dit te allen tijde aantonen.

In deze PDF vindt u een compleet overzicht van alle uitgangspunten in het informatiebeleid van Royal FloraHolland.

Huidige en aanvullende maatregelen

Met de komst van Floriday en als gevolg van 100% Digitaal houdt Royal FloraHolland onderstaande maatregelen aan en zijn er aanvullende maatregelen genomen:

• De toegang tot data is beperkt tot alleen medewerkers die dat uit hoofde van hun functie moeten hebben, het Klant Contact Center om vragen te kunnen afhandelen en Financial Services om financiële transacties uit te kunnen voeren.
  
  
• Om het bewustzijn te verhogen zijn (en worden) alle Royal FloraHolland medewerkers (blijvend) getraind in de Gedragscode van Royal FloraHolland waarin onder meer is aangegeven hoe om te gaan met commercieel gevoelige informatie. Daarnaast is er veel aandacht voor Security Awareness trainingen (medewerkers hebben bijvoorbeeld een geheimhoudingsplicht).
  
  
• Bij geconstateerde of gemelde overtredingen of afwijkingen, is het HR beleid van toepassing, waar sancties in zijn vastgelegd.
  
  
• Er zijn technische maatregelen genomen om toegang tot systemen te reguleren: authenticatie (is de persoon die toegang wil hebben ook echt de persoon die hij/zij zegt te zijn) en autorisatie (wat mag je als gebruiker doen binnen een omgeving). En daarnaast zijn procedurele maatregelen genomen hoe veranderingen worden doorgevoerd in IT systemen.
  
  
• Het ‘Royal Floraholland comité informatiebeleid’ formuleert het informatiebeleid en ziet toe op de uitvoering hiervan.
  
  
• De afdeling ‘Internal Audit’ van Royal FloraHolland en de externe accountant van PWC doen jaarlijks onderzoek naar de opzet, het bestaan en de werking van bovenstaande maatregelen.

Data Comité voor informatiebeleid

Bovendien is besloten dat, voor het einde van 2020, een Data Comité wordt ingericht om de uitvoering van het Informatiebeleid in de praktijk te bespreken en te evalueren. Deze zal bestaan uit vertegenwoordigers van Royal FloraHolland, kwekers en kopers, aangevuld met externe onafhankelijke expert op het gebied van data.

Meer informatie of vragen

Voor meer informatie en vragen over dit onderwerp kunt u contact opnemen met uw accountmanager van Royal FloraHolland. Of neem contact op met het Klant Contact Center via 088-789 89 89 of contactcenter@royalfloraholland.com.